Si eres el encargado de organizar un encuentro empresarial o sectorial, pronto comprobarás el reto que supone esto. Hoy te queremos dar algunos consejos para que tu evento de empresa sea un éxito y para que las reuniones de trabajo y eventos corporativos no sólo puedan resultar productivos, sino también entretenidos.
Planifica con antelación y busca un hotel para convenciones
Para anticiparse a los posibles problemas, es bueno que empieces a trabajar meses antes de la fecha del evento. Cuanto mayor sea el margen de tiempo, mejor podrás adaptarte a cambios e imprevistos. El espacio donde se llevará a cabo la reunión es primordial. Puedes encontrar hoteles para eventos en Madrid y Barcelona que te lo pondrán todo más fácil, pues cuentan con espacios y servicios adaptables a lo que necesites y darán un aire muy profesional a tu evento.
Vigila el ‘timing’
La planificación en los eventos también debe aplicarse en los horarios, que deben respetarse y responder a cierta lógica. Procura que las reuniones no se extiendan demasiado, o que los cafés de trabajo, los cócteles, etc. no sean una excusa que valga de «puente» entre eventos principales. A cada tipo de actividad, dentro del encuentro, le corresponde un tiempo apropiado para no agotar o aburrir a los asistentes.
En el evento de empresa, igual que en el trabajo
Cuando salimos de la oficina para un evento corporativo corremos el riesgo de pensar que no estamos trabajando. De esta forma, puede ser que nos relajemos en exceso. Conviene que dejes claro que las políticas de la empresa se aplican dentro y fuera del trabajo en todo momento. Los asistentes al evento tienen que conocer que las normas de comportamiento y directrices corporativas se aplican también en reuniones más distendidas y las «salidas del tiesto» pueden acarrear sanciones.
Establece refuerzos positivos
Una jornada de trabajo en un entorno distinto, más lúdico y relajado, puede ser una buena ocasión para premiar a los empleados más esforzados o con mejores resultados. También es una buena oportunidad para reconocer la trayectoria de los más veteranos o premiar a aquellos que están próximos a jubilarse. Este tipo de refuerzos positivos afianzan la imagen de marca y estrechan lazos con el equipo de trabajo.
Calidad, antes que cantidad
En cualquier ocasión en la que haya comida y bebida de por medio debe primar la calidad por encima de la cantidad. La opulencia y el exceso no siempre van asociados al éxito empresarial o a los buenos resultados económicos. Muy al contrario, puede asociarse con la grosería y el mal gusto. Recuerda que se trata de un evento de empresa, no de un banquete o un buffet libre. Aprovecha los servicios del hotel para eventos que elijas y sé elegante con las raciones y las cantidades.
Cuidado con el alcohol en las salas de reuniones
Si planteamos encuentros de trabajo en hoteles de negocios, salas de reuniones o cualquier otro espacio informal que no sea estrictamente nuestra oficina, podremos ofrecer un aperitivo, un cóctel, un almuerzo, etc. El ambiente distendido favorece el trabajo en red y el intercambio de ideas, pero has de vigilar las bebidas alcohólicas. Limita la cantidad de alcohol en lo posible o establece una política restrictiva. No querrás que unas copas extra arruinen la experiencia.
Actividades extra
En ocasiones, puedes añadir una actividad lúdica como complemento en tu evento. Muchos hoteles de negocios tienen acuerdos establecidos con empresas para ofertar estas actividades con descuentos para grupos. Excursiones, visitas guiadas, juegos en grupo…Debes conocer bien la tipología de asistentes a tu evento y ofertar una actividad de acuerdo a su media de edad y sus gustos. El objetivo es que resulte divertido, no una tortura o un reto imposible para los participantes.
Si buscas una sala de eventos de negocios en Madrid, en Rafaelhoteles encontrarás el espacio ideal. Nuestra cadena incluye tanto hoteles para eventos en Madrid como hoteles para reuniones y congresos en Barcelona. En cada uno de ellos nos esforzamos para ofrecerte lo que necesitas para que tu evento de empresa sea todo un éxito. Si tienes previsto organizar un evento de negocios, infórmate y disfruta de una experiencia inolvidable organizando el evento con nosotros.
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